Privacyverklaring Huizen Beheer Maastricht

Huizen Beheer Maastricht hecht waarde aan uw privacy. In deze privacyverklaring

informeert Huizen Beheer Maastricht u op welke wijze Huizen Beheer Maastricht met uw

persoonsgegevens omgaat.

Contactgegevens

Huizen Beheer Maastricht, handelend onder de naam Huizen Beheer Maastricht B.V. is de

verwerkingsverantwoordelijke en is gevestigd te Heerderdwarsstraat 43 Maastricht.

Telefonisch kunt u ons bereiken op 043-3510153, per e-mail via

info@huizenbeheermaastricht.nl.

Samenwerking met gelieerde partners

Voor een efficiënte uitvoering van onze dienstverlening, waaronder het verhuur- en

vastgoedbeheer, werkt Huizen Beheer Maastricht nauw samen met haar

partnerondernemingen Maasland Relocation B.V. en Campus Beheer Maastricht B.V.. Wij

maken gebruik van een gedeelde IT-infrastructuur en een gezamenlijk

vastgoedbeheersysteem. Dit brengt met zich mee dat medewerkers van deze

partnerondernemingen toegang kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, zulks

uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie en de

uitvoering van de aan ons verstrekte opdracht. Huizen Beheer Maastricht blijft hierbij uw

primaire aanspreekpunt.

Personen op wie deze verklaring van toepassing is

Deze privacyverklaring geldt voor alle personen van wie Huizen Beheer Maastricht

persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personen die op enigerlei werkzaam

zijn bij Huizen Beheer Maastricht, sollicitanten en externe adviseurs.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Huizen Beheer Maastricht verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt. Het

betreft onder meer:

 Identificatie- en contactgegevens: Voor- en achternaam, geslacht, leeftijd,

geboortedatum en -plaats, nationaliteit, gegevens van uw identiteitsbewijs ter

verificatie van uw identiteit, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.

 Sociaal-economische gegevens: Gegevens betreffende uw huidige

werkzaamheden of studie.

 Financiële gegevens: Bankrekeningnummer ten behoeve van betalingsverkeer,

alsmede gegevens over uw vermogens- en financiële positie zoals loonstroken,

bankafschriften en werkgeversverklaringen voor zover deze door u aan ons zijn

verstrekt.

 Vastgoed- en interactiegegevens: Het aantal bezichtigingen waaraan u heeft

deelgenomen, door u ingevulde motivaties (previews) en overige gegevens die u

actief verstrekt in correspondentie of via uw persoonlijk profiel.

Huizen Beheer Maastricht verwerkt tevens de volgende persoonsgegevens verkregen via

of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of

daaraan gerelateerde technologieën:

 IP-nummer;

 Surfgedrag op de website: Zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek

en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website

wordt genavigeerd;

 Interactie met een nieuwsbrief of commerciële e-mail

Huizen Beheer Maastricht verwerkt de volgende persoonsgegevens verkregen uit andere

bronnen:

 Openbare bronnen: Gegevens uit het Handelsregister van de Kamer van

Koophandel, Kadasterinformatie of zakelijke sociale media-platforms. Deze

bronnen worden geraadpleegd onder andere ter verificatie van de u verstrekte

gegevens.

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Verwerking van bijzondere dan wel gevoelige persoonsgegevens door Huizen Beheer

Maastricht is mogelijk. Dit geschiedt evenwel uitsluitend op basis van uw voorafgaande,

uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van die specifieke categorieën van

gegevens. Hierbij wordt u steeds vooraf helder geïnformeerd over de aard van de

gevoelige informatie en de exacte doelstelling waarvoor Huizen Beheer Maastricht deze

informatie in dat concrete geval noodzakelijk acht voor haar dienstverlening.

Privacy van minderjarigen

Het is niet de doelstelling van Huizen Beheer Maastricht om persoonsgegevens te

verzamelen van natuurlijke personen in de leeftijdscategorie onder de 16 jaar, tenzij

hiervoor expliciete toestemming is verleend door een wettelijk vertegenwoordiger. Wij

beschikken niet over de technische middelen om sluitend te verifiëren of een

websitebezoeker de leeftijd van 16 jaar reeds heeft bereikt. Wij adviseren ouders of

voogden dan ook om nauw betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen,

teneinde te voorkomen dat data over minderjarigen worden vastgelegd zonder de

vereiste ouderlijke instemming. Mocht u het vermoeden hebben dat Huizen Beheer

Maastricht onverhoopt persoonlijke informatie heeft verkregen van een minderjarige

onder de 16 jaar zonder de noodzakelijke autorisatie, verzoeken wij u direct contact op

te nemen.

Externe links en sociale media

De digitale omgeving van Huizen Beheer Maastricht bevat diverse hyperlinks naar

websites van externe partijen alsmede sociale-mediaknoppen. Voor de inhoudelijke

aspecten van deze externe webpagina's of de specifieke faciliteiten van deze sociale-

mediaplatforms draagt Huizen Beheer Maastricht geen verantwoordelijkheid. Tevens is

Huizen Beheer Maastricht niet aansprakelijk voor het gevoerde privacybeleid of het

gebruik van cookies door dergelijke derde partijen op hun respectievelijke websites en

platforms.

Gebruik van de persoonsgegevens

Huizen Beheer Maastricht wendt uw gegevens aan voor de volgende doeleinden:

 Uitvoering van de overeenkomst: Deze verwerking ziet op de uitvoering van de

contractuele relatie waarbij u aan Huizen Beheer Maastricht de opdracht heeft

verleend tot de verrichting van diensten. In dat verband worden diverse gegevens

door ons geregistreerd. Deze informatie wordt door ons strikt aangewend voor de

interne administratieve organisatie en de feitelijke realisatie van de

overeengekomen werkzaamheden. Onderdeel van deze operationele uitvoering is

het gericht afstemmen van het beschikbare woningaanbod op het specifieke

zoekprofiel, de door u verstrekte motivaties en de geregistreerde historie van

bezochte bezichtigingen, zonder dat sprake is van geautomatiseerde

besluitvorming die rechtsgevolgen heeft.

 Wettelijke verplichtingen: Het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder

de fiscale administratieplicht.

 Contact en informatie: In ons cliëntenbestand registreren wij uw

bereikbaarheidsgegevens welke wij aanwenden voor de distributie van periodieke

nieuwsbrieven en updates. Voorts gebruiken wij deze gegevens om u te voorzien

van de specifieke inlichtingen of documentatie waarom u ons uitdrukkelijk heeft

verzocht.

 Website-optimalisatie en statistieken: Het optimaliseren en het waarborgen van

de veiligheid van onze webomgeving, alsmede het opstellen van kwantitatieve

analyses over het gebruik ervan. Deze statistieken verschaffen ons inzicht in

onder meer bezoekersaantallen, de verblijfsduur op de site, de geraadpleegde

pagina’s en het navigatiepatroon van gebruikers. Het betreft hier uitsluitend

geaggregeerde rapportages die niet herleidbaar zijn tot individuele natuurlijke

personen. De aldus verkregen inzichten benutten wij om de functionaliteit en

inrichting van de website te perfectioneren.

Rechtsgrond van de verwerking

Een verwerkingsverantwoordelijke mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit

kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in artikel 6 lid

1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De vier rechtsgronden

waar Huizen Beheer Maastricht zich op baseert zijn:

 Toestemming: als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens

te verwerken en u heeft deze toestemming verleend, dan heeft u ook altijd weer

het recht om deze toestemming in te trekken.

 Overeenkomst: indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van diensten,

verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van

de opdracht noodzakelijk is.

 Gerechtvaardigd belang: Huizen Beheer Maastricht mag ook persoonsgegevens

verwerken als Huizen Beheer Maastricht daarbij een gerechtvaardigd belang heeft

en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Zo gebruiken wij

bijvoorbeeld uw contactgegevens om u uit te nodigen voor evenementen en het

onderhouden van een efficiënte groepsbrede administratie en een veilige IT-

omgeving.

 Wettelijke verplichting: als een verwerking noodzakelijk is om aan de wet te

voldoen.

Wij verwerken uw bijzondere persoonsgegevens slechts indien u daarvoor uitdrukkelijke

toestemming heeft gegeven.

Duur van de opslag

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de

doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende

bewaartermijnen:

 Voor persoonsgegevens die worden bewaard in het kader van de uitvoering van

de opdracht die aan Maasland Relocation is verstrekt: Tot maximaal 5 jaar na het

laatste contactmoment of de laatste activiteit.

 Voor persoonsgegevens die worden bewaard in het kader van het onderhoud van

contact met u na afronding van de opdracht: Tot maximaal 5 jaar na het laatste

contactmoment of de laatste activiteit.

 Voor persoonsgegevens die worden bewaard ten behoeve van het maken van

gebruikersstatistieken en het verbeteren en beveiligen van onze website: 26

maanden.

Persoonsgegevens die wij op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake

rijksbelastingen administreren, zijn wij verplicht zeven jaren te bewaren.

Verwerkers en derden

Ten behoeve van de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen wij de diensten

aanwenden van gespecialiseerde verwerkers die uitsluitend handelen op basis van onze

instructies. Met deze partijen worden schriftelijke verwerkersovereenkomsten gesloten

die strikt voldoen aan de eisen zoals geformuleerd in de Algemene Verordening

Gegevensbescherming (AVG).

In dit kader maken wij onder meer gebruik van partners voor hostingfaciliteiten en ICT-

ondernemingen die de integriteit, stabiliteit en beveiliging van onze systemen

waarborgen. Tevens worden externe partijen ingezet voor de distributie van onze digitale

nieuwsbrieven en commerciële correspondentie.

Daarnaast kan het voorkomen dat het delen van uw gegevens met overige externe

actoren noodzakelijk is. Dit kan onvermijdelijk zijn voor een correcte effectuering van de

aan Huizen Beheer Maastricht verstrekte opdracht. Voorts behouden wij ons het recht

voor om persoonsgegevens aan derden over te dragen in het geval van

vennootschappelijke mutaties, waaronder begrepen een fusie, overname of een

andersoortige herstructurering van (onderdelen van) onze onderneming.

Databeveiliging en grensoverschrijdende doorgifte

Huizen Beheer Maastricht hanteert strenge beveiligingsprotocollen ter bescherming van

uw informatie. De toegang tot uw persoonsgegevens is strikt beperkt tot medewerkers

die op basis van hun functieprofiel daartoe uitdrukkelijk geautoriseerd zijn. In de

uitoefening van onze werkzaamheden kan het noodzakelijk blijken om uw gegevens door

te geleiden naar partijen die buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zijn

gevestigd.

Dergelijke internationale gegevensstromen kunnen — afhankelijk van de specifieke aard

van het dossier — onvermijdelijk zijn voor een adequate uitvoering van de aan ons

verleende opdracht. Specifiek voor het faciliteren van digitale nieuwsbrieven,

marketinguitingen en het verwerken van gegevens via onze webformulieren, maken wij

mogelijk gebruik van gespecialiseerde dienstverleners (verwerkers) die buiten de

grenzen van de EER opereren.

Overeenkomstig de kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

vindt doorgifte naar landen buiten de EER uitsluitend plaats indien er een adequaat

beschermingsniveau voor uw data gewaarborgd is, dan wel indien een specifieke

wettelijke uitzonderingsgrond van toepassing is. Huizen Beheer Maastricht ziet er

nauwgezet op toe dat de vereiste aanvullende beschermingsmaatregelen in dergelijke

gevallen daadwerkelijk worden geëffectueerd.

Wij wijzen u er in het bijzonder op dat gegevensdeling kan plaatsvinden met

dienstverleners in de Verenigde Staten. Voor zover deze organisaties zijn gecertificeerd

onder het Data Privacy Framework, is de doorgifte van uw gegevens juridisch toegestaan

zonder dat verdere technische of contractuele waarborgen noodzakelijk zijn. Tot slot

behouden wij ons het recht voor om persoonsgegevens naar een entiteit buiten de EER te

verzenden indien dit noodzakelijk is voor de feitelijke effectuering van de tussen u en ons

gesloten overeenkomst van opdracht.

Uw rechten

Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van

zijn of haar persoonsgegevens. U beschikt over de navolgende rechten:

 Het verkrijgen van uitleg over de persoonsgegevens waarover wij beschikken en

wat we daarmee doen;

 Inzage in de precieze persoonsgegevens waarover wij beschikken;

 Het laten corrigeren van fouten en het laten verwijderen van verouderde

persoonsgegevens;

 Het intrekken van toestemming;

 Het recht om de verwerking tijdelijk te laten 'bevriezen' (bijvoorbeeld als de

juistheid van gegevens wordt betwist).

 Het recht om gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar

formaat te ontvangen om ze over te kunnen dragen aan een andere partij.

 Het bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van persoonsgegevens.

 het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder de Autoriteit

Persoonsgegevens (AP).

Neemt u voor al deze verzoeken contact op via 043-3510153 of

info@huizenbeheermaastricht.nl.

Wijzigingen

Deze verklaring kan worden geactualiseerd. Wij adviseren u deze regelmatig te

raadplegen.